メール

メールは分かりやすく、丁寧に

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メールでのやり取りが当たり前の時代だからこそ、メールのマナーには気をつけたいものです。書き方で相手に与える印象は大きく違ってきます。あなたの人柄がメールにも滲み出るので、ルーティンワークだからといって、甘くみないようにしましょう。

とにかく、ビジネスマナーとして、メールは相手にとって、分かりやすく、読みやすく、丁寧に!がキーワードです。

自分にとって分かりやすいのと、相手にとって分かりやすいという基準は違いますよね。あなたはメールの書き方、間違ってませんか?

ビジネスメールのマナー

■メール返信の際の引用文には気をつけて。
相手とのやりとりを残すために、来たメールに対して返信することは基本ですが、メールが長すぎてしまうと、読みにくくなってしまうので、必要な部分だけ引用文として抜粋してメールすると、読みやすく且つ分かりやすいものになります。

■メールのタイトルは簡潔に。
最近はウイルスメールも出回っているため、ウィルス対策のひとつとしても、メールのタイトルには気を使うべきです。またジャンクメールに思われわれないように、あなたの名前を入れたりして対策をして下さい。また、名前とともに「○○の○○(名前):○○について」とメール内容を簡潔にしたタイトルをつけましょう。そうすることで、相手はメールタイトルだけで、「あぁ、○○についての用件か」と分かりますよね。また、「○○について(確認)」「○○について(お願い)」のように一言付け加えると、相手のメールボックスの中でも認識しやすくなり、親切だといえるでしょう。

■CCとBCCを使う。
メールを送るときに、アドレスが見えるのがCCで見えないのがBCCです。仕事の流れの中で、クライアントに送ったメールをBCCでその仕事に関わっているチームスタッフや上司に送ることで、仕事状況を把握してもらうことができます。今、この仕事はどうなっているか、発注済か打ち合わせ済みか、などBCCとCCをメールで使い分けることで、上手く仕事を進めることができますよね。

■文章の最後の一言。
メールにもあなたの人柄を表すことができます。相手を思いやるメールを書けるか書けないかは、文章に追加する何気ない一言で決まります。例えば、「寒くなってきましたので、お体をご自愛ください。」「体調が悪いとお聞きしましたが、その後はいかがでしょうか?」など、メールの用件からは外れますが、相手を思いやる一言があるだけで、メールにも気持ちをこめることができ、相手にも気持ちは伝わります。てきぱきとしたメール内容も好感が持てますが、あまりにも形式ばったりよそよそしいのも、困りもの。ちょっとした一言で、ぐっと相手との距離が縮まったりします。


メールはとても便利なビジネスツールです。毎日活用しているからこそ、よりメールのマナーには配慮しましょう。


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