電話応対

電話応対で、デキル女が分かる!

電話応対 イメージ 画像

電話応対は基本中の基本。
丁寧な言葉が使えるか?正しい日本語を使っているか?
意外と電話の相手も社内の人間もしっかりチェックしてます。

新しい職場へ転職したとき、「見られている」ということを意識しないといけません。

ここでは電話応対のポイントと電話応対で人と差をつけたい場合の、ひと工夫をお伝えします。


電話であなたが見えてくる

転職したばかりだとあなたがどんな人なのか、周りの人も分かりませんよね?まずはあなたの仕事ぶりを観察している、と考えておいたほうがいいでしょう。その大きな評価基準になるのが、電話での対応です。基本中の基本だからこそ、あなたの今まで培ってきたビジネスマナー、スキルが表れやすいのです。そして、電話応対を見るだけで、あなたの上司や先輩は「あなた」が仕事ができる人かどうか検討がつくでしょう。

電話はお互いの表情が見えないため、工夫が必要です。キャリアを積んだ人でさえ、電話応対ができてない場合もあるため、一番気をつけないといけない基本のビジネスマナーです。


■声のトーン、スピードは大丈夫?
電話の受け答えははきはきと。最近これさえできていない人が多いようです。小さい声やもじょもじょはっきりしない話し方はNGです。最初に電話に出るときは元気よく!ちょっと高めの声のトーンで。社名を名乗るので、あなたの電話対応でその会社のイメージも決まります。あなたが会社の代表だという意識を忘れずにいましょう。また、忙しい会社の雰囲気に飲まれて、電話の受け答えも早口になってしまうこともあります。ゆっくり話すように心がけて!ゆっくり丁寧に話すことで、電話に集中でき言葉も選べ、相手にも好印象を与えます。

■メモをしてる?
電話応対でメモは必須です。相手の名前、電話番号を尋ねてメモすることは基本。また、自分が知らない話をされることもあるので、内容を書き留めることはとても大事です。あとで確認・整理することもできるので、メモを取る習慣をつけましょう。

■尊敬語と謙譲語の区別は大丈夫?
電話で思わずしどろもどろになってしまうのが、尊敬語と謙譲語の使い分けです。とても難しいですが、ビジネススキルが垣間見れる重要なポイントです。まずは、イメージトレーニングが必要です。他の部署からの内線や支店からの電話に対しては、謙譲語、クライアントは尊敬語と話し方の違いを前もってイメトレするしかありません!あとは慣れるしかありませんよね。しかし、新卒で言葉の使い方の失敗は大目にみてもらえますが、第二新卒や転職して中途で入社するとそんなことは言ってられないので、電話対応が苦手な人はきちんと克服しましょう。


電話応対で人と差をつけたい場合の、ひと工夫

ビジネスマナーとして、ひと工夫するだけで相手への印象はぐっと違ってきます。ワンランクアップする電話対応の一工夫・コツはこちらです。

■相槌にバリエーションをもたす。
電話の受け答えで、相槌をうつときは「はい」ですよね。しかし、話の流れの中でずっと「はい」を繰り返していると、対応が単一的で相手も、「話ちゃんと聞いてる?」という印象を抱く可能性が高いです。そんなときは、「はい、かしこまりました。」「はい、おっしゃるとおりです。」「はい、ありがとうございます。」などバリエーションを増やしてみては?一言添えるだけで、話が広がる可能性もあり、きちんと対応している印象を与えることができます。

■電話を切るときは、相手が切ってから。
話が終わって、「失礼いたします」と電話を切るとき、すぐに「ガチャ」と切ってしまうのはマナー違反です。相手が電話を切る音を聞いてから、受話器を置きましょう。また、先に電話を切る場合は「ガチャ」という音が相手に聞こえないように、手でフックを押してから受話器を置くと大丈夫です。

■見えなくても、電話中の姿勢が大事。
電話は相手の顔が見えません。だからといって、だらっとした姿勢で電話対応する癖をつけるのは良くありません。表情は見えなくても相手に気持ちを伝わるので、電話中もしゃきっとした姿勢で笑顔で対応するようにしましょう。そうすることで、電話に集中することができ、言葉の使い方や話の運び方にも丁寧さが生まれてきます。


電話応対が良いとその会社の評価も高くなります。相手が気持ちよく電話できるように工夫しているからこそ、デキル女は違うのです。


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